Je kent haar: de klant die al jaren elke zes weken terugkomt, altijd bij dezelfde medewerker, nooit een discussie over de prijs. Of de laserklant die een volledig traject doorloopt en waar je bewust iets ruimer plant omdat je weet dat haar behandeling net iets langer duurt dan standaard.
Die afspraken horen niet thuis in je hoofd of op een post-it achter de balie. Ze horen in het klantdossier: een vaste prijs per dienst, een aangepaste duur, extra inwerktijd waar nodig. Zodat elke volgende afspraak automatisch klopt, ook als een andere medewerker plant of de klant online boekt.
In Salontailor regel je dat via klantvoorkeuren per dienst. Geen losse kortingscodes voor iedereen, maar een persoonlijke instelling voor wie het verdient.
Lees meer: Terugkerende afspraken in je salon: een hele serie in één keer inplannen
Waarom een speciale prijs per klant?
Niet elke loyaliteit vraagt om dezelfde aanpak. De ene salon geeft een vaste klantkorting van 10 procent op alles. Een andere salon past alleen de prijs aan voor één specifieke dienst waar die klant structureel voor terugkomt. Beide zijn geldig, zolang je het consequent en transparant toepast.
Een vaste klantprijs per dienst heeft drie voordelen ten opzichte van ad-hoc korting aan de kassa:
- Minder fouten. De juiste prijs staat al klaar bij het inplannen, niet pas bij het afrekenen.
- Minder discussie. Iedereen in het team ziet dezelfde afspraakwaarden in het dossier.
- Meer retentie. De klant voelt zich herkend zonder dat je elke keer opnieuw moet uitleggen waarom het bedrag anders is.
Voor salons die werken met trajecten of vaste onderhoudsbezoeken is dat extra relevant. De klant die elke maand terugkomt voor gellak verdient een andere behandeling dan een eenmalige walk-in. Met klantvoorkeuren leg je dat verschil vast, zonder je hele prijslijst openbaar te verlagen.
Lees meer: Van eenmalige bezoeker naar vaste klant: de eerste 90 dagen
Verschil met kortingscodes en acties
Salontailor ondersteunt ook kortingscodes en actieprijzen via online boeken. Handig voor campagnes, piekperiodes of een tijdelijke promotie op je website. Maar dat is iets anders dan een persoonlijke prijs voor één klant.
Een klantvoorkeur is:
- gekoppeld aan het e-mailadres van die klant;
- vast zolang jij hem niet wijzigt, los van tijdelijke acties in je dienstencatalogus;
- zichtbaar en beheerbaar in het klantenbeheer, niet publiek voor andere bezoekers.
Een kortingscode daarentegen is bedoeld om breed in te zetten: op social media, in een nieuwsbrief of op je boekingswidget. Beide hebben hun plaats. Voor vaste klanten is de persoonlijke instelling meestal de nettere oplossing.
Lees meer: Online boeken: voorschotten, toegang en kortingen slim instellen
Wat kun je per klant aanpassen?
In het klantdossier stel je per dienst drie dingen in: prijs, duur en inwerktijd. Dat volgt dezelfde logica als je dienstencatalogus, maar dan specifiek voor die ene klant.
Speciale prijs
Je slaat een vaste prijs op die de catalogusprijs vervangt bij nieuwe afspraken voor die klant. Geen stapeltje kortingen bovenop een actie: één duidelijk bedrag dat iedereen in het team ziet. Handig voor vaste klanten, medewerkers met persoonlijke tarieven of langlopende afspraken die je mondeling al jaren hanteert.
Duur van de behandeling
Sommige klanten hebben structureel meer tijd nodig: dikker haar, een complexere kleurtechniek, extra consultatiemoment. Je past de hoofdduur aan zodat je agenda realistisch blijft en je team niet achterloopt.
Tijd vóór en tijd na (inwerktijd)
Net als bij diensten in je catalogus tel je tijd vóór en na de behandeling mee voor het agendablok. Voor die klant kan dat net anders zijn: extra voorbereiding, langere uitwerkingstijd of buffer om rustig af te ronden. In het dashboard telt de som van die drie delen voor de planning. In de online boekingswidget bepaalt de hoofdduur welke tijdsloten zichtbaar zijn, precies zoals bij je standaard diensten.
Hoe werkt het in de praktijk?
Je beheert klantvoorkeuren op twee manieren:
- In het klantdossier, onder de aanpassingen per dienst. Ideaal om bestaande vaste klanten eenmalig correct in te richten.
- Bij het aanmaken van een afspraak in de kalender. Pas je prijs of duur aan en vink aan dat je die instelling voor deze klant wilt bewaren. Handig op het moment dat je merkt dat een behandeling structureel afwijkt.
Vanaf dan gelden de opgeslagen waarden bij nieuwe afspraken in het dashboard én in de bookingwidget, zolang de klant boekt met hetzelfde e-mailadres. Je hoeft niet telkens opnieuw te corrigeren aan de balie of achteraf in de kassa.
Wil je weten wat een trouwe klant je op lange termijn oplevert? Combineer die instellingen met je cijfers over terugkeergedrag en omzet per klant.
Lees meer: Hoeveel levert je gemiddelde klant je op? Customer lifetime value in je salon
Combineer met terugkerende afspraken
Klantvoorkeuren en terugkerende afspraken vullen elkaar aan. Stel een reeks in voor een lasertraject of nagelonderhoud, met de juiste prijs en duur al gekoppeld aan die klant. Elke afspraak in de reeks neemt die waarden over. De klant krijgt één bevestigingsmail met alle data, jij hoeft niet per sessie opnieuw te rekenen of te schatten hoe lang je nodig hebt.
Zo bouw je een professioneel traject: helder gepland, correct geprijsd en consistent voor het hele team.
Lees meer: Terugkerende afspraken in je salon: een hele serie in één keer inplannen
Tips voor een eerlijk en helder beleid
- Wees selectief. Niet elke klant hoeft een afwijkende prijs. Koppel het aan echte loyaliteit of een afgesproken traject.
- Leg het vast in het dossier. Mondelinge afspraken verdwijnen wanneer het team wisselt. Opgeslagen voorkeuren niet.
- Herzie periodiek. Als je catalogusprijzen wijzigen, controleer dan of vaste klantprijzen nog kloppen met je marge.
- Train je team. Iedereen moet weten waar die afwijkende prijs of duur vandaan komt, zodat het geen verrassing is aan de kassa.
- Combineer met service, niet alleen korting. Soms is extra tijd of een vaste medewerker waardevoller dan 5 euro minder op de factuur.
Conclusie: loyaliteit verdient structuur, geen improvisatie
Vaste klanten zijn de ruggengraat van je salon. Beloon die loyaliteit met prijzen en planning die kloppen, elke keer opnieuw, zonder handwerk aan de balie.
Met klantvoorkeuren per dienst in Salontailor stel je prijs, duur en inwerktijd eenmalig in. Daarna past het systeem dat automatisch toe, ook bij terugkerende reeksen en online boekingen.