Ein leerer Stuhl an einem vollen Samstag. Keine Nachricht, keine Ausrede. No-Shows kosten Salons jede Woche Umsatz und frustrieren Ihr Team. Eine der wirksamsten Bremsen? Beim Buchen eine Anzahlung verlangen.
Kunden, die bereits etwas bezahlt haben, erscheinen eher. Das ist keine Theorie, sondern tägliche Praxis in Friseursalons, Nagelstudios und Behandlungszentren. Das Problem ist nicht, dass Anzahlungen funktionieren. Das Problem ist, dass viele Salons sie entweder gar nicht einrichten oder zu pauschal anwenden: derselbe Betrag für alle oder gar nichts für niemanden.
In Salontailor konfigurieren Sie Anzahlungen sehr präzise. Pro Service, pro Kategorie, global für Ihren gesamten Salon und sogar pro Kunde. So schützen Sie Ihren Kalender vor No-Shows, ohne treue Kunden unnötig zu belasten.
Warum Anzahlungen No-Shows reduzieren
Ein No-Show ist mehr als ein verpasster Termin. Sie verlieren den Umsatz aus dieser Behandlung, die Zeit, die Sie nicht füllen konnten, und manchmal auch das Vertrauen in Ihre Planung. Erinnerungs-E-Mails helfen, sind aber keine Garantie. Eine Anzahlung fügt eine zusätzliche Ebene hinzu: finanzielle Verbindlichkeit ab dem Moment der Buchung.
Das muss nicht heißen, dass jeder Kunde den vollen Betrag im Voraus zahlt. Ein kleiner fester Betrag bei einer Farbbehandlung kann schon den Unterschied machen. Es geht darum, dass Buchung etwas kostet, wenn man nicht erscheint, nicht darum, Kunden mit zu hohen Hürden abzuschrecken.
Salontailor gibt Ihnen die Flexibilität, das genau richtig hinzubekommen. Nicht eine Regel für alle, sondern ein System, das zu Ihrem Salon und Ihrer Kundschaft passt.
Mehr lesen: No-Shows in Ihrem Salon vermeiden
Anzahlung pro Service-Kategorie
Der schnellste Einstieg: eine Anzahlung auf Kategorieebene festlegen. Alle Services in dieser Kategorie übernehmen automatisch denselben Betrag.
Praktisches Beispiel: Sie haben eine Kategorie Farbbehandlungen und eine Kategorie Haarschnitte. Bei Farbbehandlungen legen Sie eine Anzahlung von 25 € fest, bei Haarschnitten nichts. Jeder neue Farb-Service, den Sie hinzufügen, übernimmt diese Regel automatisch. Keine separate Arbeit pro Service.
Sie konfigurieren das über Einstellungen → Services. Öffnen Sie eine Kategorie und tragen Sie den Anzahlungsbetrag ein. Sobald Online-Zahlungen aktiv sind, kann der Kunde diesen Betrag bei der Buchung über Ihr Buchungs-Widget sofort bezahlen.
Anzahlung pro einzelnem Service
Manchmal möchten Sie innerhalb einer Kategorie differenzieren. Eine Balayage braucht mehr Vorbereitung als ein Toner, aber beide liegen in derselben Kategorie. Dafür legen Sie die Anzahlung auf Service-Ebene fest.
Für jeden Service tragen Sie einen separaten Anzahlungsbetrag ein. Soll die Service-Regel Vorrang vor der Kategorie haben? Aktivieren Sie Kategorie-Anzahlungsbetrag für diesen Service überschreiben. So kann eine einzelne Premium-Behandlung eine höhere Anzahlung haben, während der Rest der Kategorie den Standardbetrag behält.
Bucht ein Kunde mehrere Services in einem Termin? Salontailor addiert die Anzahlungen pro gewähltem Service. Farbe (25 €) plus Haarschnitt (0 €) ergibt 25 € Anzahlung. Zwei Services zu je 15 € ergeben 30 €.
Mehr lesen: Mehrere Services in einem Termin
Globale Anzahlung für Ihren gesamten Salon
Möchten Sie eine Regel für alles, unabhängig von einzelnen Services? Nutzen Sie die globale Anzahlung in Ihren Zahlungseinstellungen. Sie überschreibt pro-Service- oder pro-Kategorie-Beträge, sobald sie aktiv ist.
Sie haben drei Optionen:
- Individuell pro Service oder Kategorie: der Standardmodus. Jede Anzahlung folgt dem, was Sie bei den Services konfiguriert haben.
- Fester Betrag: zum Beispiel 20 € pro Buchung, unabhängig davon, welche Services der Kunde wählt. Optional multipliziert mit der Anzahl gewählter Services.
- Prozentsatz: zum Beispiel 30 % des Gesamtpreises der gewählten Services. Nützlich, wenn die Anzahlung mit dem Behandlungspreis skalieren soll.
Ein globaler Prozentsatz funktioniert gut, wenn Ihr Salon viele verschiedene Preise hat und Sie nicht jeden Betrag manuell pflegen möchten. Ein fester Betrag ist leichter gegenüber Kunden zu kommunizieren: „Bei Online-Buchung bitten wir um eine Anzahlung von 15 €.“
Nur für Neukunden
Viele Salons wollen keine Anzahlung von Stammkunden, die seit Jahren zuverlässig erscheinen. Logisch: diese Gruppe verursacht selten No-Shows. Das Risiko liegt vor allem bei Erstbesuchern, die Sie noch nicht kennen.
Salontailor unterstützt das auf zwei Wegen.
Anzahlung für alle, außer erkannte Kunden
Legen Sie Ihre Anzahlungsregeln wie oben beschrieben fest. Für bestehende Kunden setzen Sie in der Kundenakte die Anzahlungsrichtlinie auf Keine Anzahlung. Erkennt das Buchungs-Widget den Kunden über dieselbe E-Mail-Adresse? Dann wird keine Anzahlung berechnet. Neue Besucher, die noch nicht in Ihrem System sind, zahlen die Anzahlung.
Nur bestehende Kunden dürfen online buchen
Möchten Sie, dass Neukunden gar nicht online buchen? Konfigurieren Sie in den Widget-Einstellungen, dass nur bestehende Kunden reservieren dürfen. Neue Besucher werden höflich gebeten, Kontakt aufzunehmen. Das ist strenger, gibt Ihnen aber volle Kontrolle darüber, wer in Ihrem Kalender landet.
Der Mittelweg funktioniert für die meisten Salons: jeder darf buchen, aber Neukunden zahlen eine Anzahlung und Stammkunden nicht. Das kombinieren Sie, indem Sie breite Anzahlungsregeln festlegen und Anzahlungen für treue Kunden einzeln erlassen.
Mehr lesen: Online-Buchung: Anzahlungen, Zugang und Rabatte
Pro Kunde ein- oder ausschalten
Neben „keine Anzahlung“ haben Sie pro Kunde weitere Optionen. Öffnen Sie die Kundenakte und gehen Sie zu Anzahlung für Online-Buchung. Dort wählen Sie:
- Standard (Salon-Regeln): der Kunde folgt Ihren allgemeinen Einstellungen pro Service, Kategorie oder global.
- Keine Anzahlung: auch wenn eine Anzahlung konfiguriert ist, zahlt dieser Kunde bei Online-Buchung nichts.
- Halbe Anzahlung (50 %): der Kunde zahlt die Hälfte der berechneten Anzahlung. Nützlich als Mittelweg für Kunden, die Sie behalten möchten, die aber schon einmal nicht erschienen sind.
- Voller Servicepreis im Voraus: der Kunde zahlt den vollen Behandlungspreis bei der Buchung. Die strengste Regel, zum Beispiel für Kunden mit No-Show-Vergangenheit oder für Premium-Behandlungen.
Das System erkennt den Kunden im Widget, sobald die E-Mail-Adresse mit Ihrer Kundendatenbank übereinstimmt. Sie müssen nicht manuell prüfen, wer zahlen soll oder nicht: die Regeln werden automatisch angewendet.
Wie Kunden die Anzahlung bezahlen
Anzahlungen funktionieren, sobald Sie Online-Zahlungen in Ihren Zahlungseinstellungen aktiviert haben. Über Salontailor wählen Sie, welche Zahlungsmethoden Sie anbieten, etwa Bancontact, Kreditkarte oder iDEAL. Sie entscheiden, was Kunden beim Checkout sehen.
Salontailor berechnet keinen Prozentsatz auf Zahlungen. Das Geld geht direkt auf Ihr Konto. Möchten Sie Ihre Zahlungsanbieter-Kosten weitergeben? Sie können selbst eine Verwaltungsgebühr festlegen, die auf die Anzahlung aufgeschlagen wird.
Bei Online-Buchung über das Widget zahlt der Kunde die Anzahlung sofort während des Reservierungsprozesses. Der Termin ist erst nach erfolgreicher Zahlung endgültig. Sehen Sie im Kalender, dass die Anzahlung noch offen ist? Sie können den Zahlungslink per E-Mail erneut senden.
Anzahlung und Bezahlen an der Kasse
Eine Anzahlung ist keine separate Verwaltung. In Salontailor fließt alles durch ein System.
Wurde die Anzahlung online bezahlt? Sie sehen das sofort im Termin. Beim Bezahlen an der Kasse wird der bereits bezahlte Betrag automatisch vom Gesamtbetrag abgezogen. Sie müssen nicht manuell rechnen oder doppelt abrechnen.
Das gilt auch, wenn ein Kunde mehrere Services gebucht oder Produkte an der Theke gekauft hat: die Anzahlung ist getrennt vom Rest, aber die Kasse berücksichtigt sie. Ein Ablauf, keine separate Tabelle.
Mehr lesen: Bezahlen: Kasse und Kalender als ein System
Praktische Beispiele nach Salon-Typ
Jeder Salon ist anders. Hier sind drei Szenarien, die Sie in Salontailor nachbilden können.
Friseursalon mit treuer Kundschaft
Keine Anzahlung bei Haarschnitten. 20 € auf alle Farbbehandlungen über die Kategorie Farbe. Stammkunden mit mehr als zwei Jahren Historie erhalten in ihrer Akte Keine Anzahlung. Neukunden, die online einen Farbtermin buchen, zahlen 20 €.
Behandlungszentrum mit teuren Sitzungen
Globaler Prozentsatz von 30 % auf alle Online-Buchungen. Kunden mit früheren No-Shows erhalten Voller Servicepreis im Voraus. Alle, die normal erscheinen, zahlen eine angemessene Anzahlung, die mit dem Behandlungspreis skaliert.
Nagelstudio mit kurzen Terminen
Feste globale Anzahlung von 10 € pro Buchung, multipliziert mit der Anzahl Services, wenn jemand Gellack und Maniküre kombiniert. Keine Anzahlung pro Kategorie nötig: eine einfache Regel für alles.
Fazit: Anzahlungen, die zu Ihrem Salon passen
Anzahlungen sind keine Strafe für Ihre Kunden. Sie sind ein Weg, Ihre Zeit und Ihren Kalender zu schützen. Und mit den richtigen Einstellungen müssen Sie dabei keine treuen Kunden verlieren.
Salontailor lässt Sie wählen, auf welcher Ebene Sie arbeiten: pro Kategorie, pro Service, global oder pro Kunde. Kombinieren Sie das mit Online-Zahlung, automatischer Erkennung im Widget und einer Kasse, die Anzahlungen berücksichtigt, und Sie haben ein komplettes System gegen No-Shows.
Starten Sie klein. Eine Kategorie, ein fester Betrag, und messen Sie, ob Ihre No-Shows sinken. Dann passen Sie pro Kunde oder pro Service an. So finden Sie die Regelung, die für Ihren Salon funktioniert.