Una silla vacía un sábado con mucha actividad. Sin mensaje, sin excusa. Las ausencias cuestan ingresos a los salones cada semana y frustran a tu equipo. ¿Uno de los frenos más eficaces? Pedir un anticipo al reservar.
Los clientes que ya han pagado algo tienen más probabilidades de acudir. Eso no es teoría, es la práctica diaria en peluquerías, estudios de uñas y centros de tratamiento. El problema no es que los anticipos no funcionen. El problema es que muchos salones o no los configuran, o los aplican de forma demasiado brusca: la misma cantidad para todos, o nada para nadie.
En Salontailor configuras los anticipos con mucha precisión. Por servicio, por categoría, de forma global para todo tu salón, e incluso por cliente. Así proteges tu calendario contra las ausencias sin cargar innecesariamente a los clientes fieles.
Por qué los anticipos reducen las ausencias
Una ausencia es más que una cita perdida. Pierdes los ingresos de ese tratamiento, el tiempo que no pudiste llenar y a veces también la confianza en tu planificación. Los correos de recordatorio ayudan, pero no son garantía. Un anticipo añade una capa extra: compromiso financiero desde el momento de la reserva.
Eso no tiene por qué significar que cada cliente pague el importe completo por adelantado. Una pequeña cantidad fija en un tratamiento de color ya puede marcar la diferencia. El punto es que reservar cuesta algo si no te presentas, no que alejes a los clientes con umbrales demasiado altos.
Salontailor te da la flexibilidad para acertar exactamente con eso. No una regla para todos, sino un sistema que encaja con tu salón y tu base de clientes.
Leer más: Evitar ausencias en tu salón
Anticipo por categoría de servicio
La forma más rápida de empezar: establece un anticipo a nivel de categoría. Todos los servicios dentro de esa categoría heredan automáticamente la misma cantidad.
Ejemplo práctico: tienes una categoría Tratamientos de color y una categoría Cortes. En tratamientos de color estableces un anticipo de 25 €, en cortes nada. Cada nuevo servicio de color que añadas recoge automáticamente esa regla. Sin trabajo aparte por servicio.
Lo configuras mediante Configuración → Servicios. Abre una categoría y rellena el importe del anticipo. Una vez activados los pagos en línea, el cliente puede pagar esa cantidad inmediatamente al reservar a través de tu widget de reservas.
Anticipo por servicio individual
A veces quieres diferenciar dentro de una misma categoría. Un balayage requiere más preparación que un matizador, pero están en la misma categoría. Para eso estableces el anticipo a nivel de servicio.
Por cada servicio rellenas un importe de anticipo separado. ¿Quieres que la regla del servicio tenga prioridad sobre la categoría? Activa Sustituir el importe de anticipo de la categoría para este servicio. Así un solo tratamiento premium puede tener un anticipo más alto mientras el resto de la categoría mantiene el importe estándar.
¿Un cliente reserva varios servicios en una sola cita? Salontailor suma los anticipos por servicio seleccionado. Color (25 €) más corte (0 €) se convierte en 25 € de anticipo. Dos servicios a 15 € cada uno se convierten en 30 €.
Leer más: Varios servicios en una sola cita
Anticipo global para todo tu salón
¿Quieres una regla para todo, independientemente de los servicios individuales? Usa el anticipo global en tu configuración de pagos. Eso sustituye los importes por servicio o por categoría una vez activo.
Tienes tres opciones:
- Individual por servicio o categoría: el modo predeterminado. Cada anticipo sigue lo que configuraste en los servicios.
- Importe fijo: por ejemplo 20 € por reserva, independientemente de qué servicios elija el cliente. Opcionalmente multiplica esa cantidad por el número de servicios seleccionados.
- Porcentaje: por ejemplo el 30% del precio total de los servicios seleccionados. Útil cuando quieres que el anticipo escale con el precio del tratamiento.
Un porcentaje global funciona bien cuando tu salón tiene muchos precios distintos y no quieres mantener cada importe manualmente. Un importe fijo es más fácil de comunicar a los clientes: "Al reservar en línea pedimos un anticipo de 15 €."
Solo para clientes nuevos
Muchos salones no quieren un anticipo de clientes habituales que llevan años acudiendo fielmente. Lógico: ese grupo rara vez causa ausencias. El riesgo está sobre todo en las visitas por primera vez que aún no conoces.
Salontailor lo admite de dos formas.
Anticipo para todos, excepto clientes reconocidos
Configura tus reglas de anticipo como se ha descrito. Para clientes existentes, establece la política de anticipo en la ficha del cliente en Sin anticipo. ¿El widget de reservas reconoce al cliente mediante la misma dirección de correo? Entonces no se cobra anticipo. Los visitantes nuevos que aún no están en tu sistema sí pagan el anticipo.
Solo los clientes existentes pueden reservar en línea
¿No quieres que los clientes nuevos reserven en línea en absoluto? Configura en los ajustes del widget que solo los clientes existentes puedan reservar. Los visitantes nuevos reciben una indicación amable para ponerse en contacto. Es más estricto, pero te da control total sobre quién acaba en tu calendario.
El término medio funciona para la mayoría de salones: todos pueden reservar, pero los clientes nuevos pagan un anticipo y los habituales no. Lo combinas estableciendo reglas de anticipo amplias y eximiendo individualmente a los clientes fieles.
Leer más: Reserva en línea: anticipos, acceso y descuentos
Activar o desactivar por cliente
Además de "sin anticipo" tienes más opciones por cliente. Abre la ficha del cliente y ve a Anticipo para reserva en línea. Allí eliges:
- Estándar (reglas del salón): el cliente sigue tu configuración general por servicio, categoría o de forma global.
- Sin anticipo: aunque haya un anticipo configurado, este cliente no paga nada al reservar en línea.
- Medio anticipo (50%): el cliente paga la mitad del anticipo calculado. Útil como término medio para clientes que quieres conservar, pero que ya no se han presentado antes.
- Precio completo del servicio por adelantado: el cliente paga el precio completo del tratamiento al reservar. La política más estricta, por ejemplo para clientes con historial de ausencias o para tratamientos premium.
El sistema reconoce al cliente en el widget cuando la dirección de correo coincide con tu base de datos de clientes. No necesitas comprobar manualmente quién debe o no pagar: las reglas se aplican automáticamente.
Cómo pagan los clientes el anticipo
Los anticipos funcionan una vez que has activado los pagos en línea en tu configuración de pagos. A través de Salontailor eliges qué métodos de pago ofreces, como Bancontact, tarjeta de crédito o iDEAL. Tú decides qué ven los clientes al pagar.
Salontailor no cobra un porcentaje sobre los pagos. El dinero va directamente a tu cuenta. ¿Quieres repercutir los costes de tu proveedor de pagos? Puedes establecer tú mismo una tasa administrativa, cobrada además del anticipo.
Al reservar en línea mediante el widget, el cliente paga el anticipo inmediatamente durante el proceso de reserva. La cita solo es definitiva tras un pago correcto. ¿Ves en la agenda que el anticipo sigue pendiente? Puedes reenviar el enlace de pago por correo.
Anticipo y cobro en el TPV
Un anticipo no es administración aparte. En Salontailor todo fluye por un solo sistema.
¿Se pagó el anticipo en línea? Lo ves al instante en la cita. Al cobrar en el TPV, el importe ya pagado se descuenta automáticamente del total. No necesitas calcular manualmente ni facturar dos veces.
Eso también aplica cuando un cliente reservó varios servicios o compró productos en mostrador: el anticipo está separado del resto, pero el TPV lo tiene en cuenta. Un solo flujo, sin hoja de cálculo aparte.
Leer más: Cobro: TPV y agenda como un solo sistema
Ejemplos prácticos por tipo de salón
Cada salón es distinto. Aquí tienes tres escenarios que puedes replicar en Salontailor.
Peluquería con una clientela fiel
Sin anticipo en cortes. 20 € en todos los tratamientos de color mediante la categoría Color. Los clientes habituales con más de dos años de historial reciben Sin anticipo en su ficha. Los clientes nuevos que reservan una cita de color en línea pagan 20 €.
Centro de tratamiento con sesiones caras
Porcentaje global del 30% en todas las reservas en línea. Los clientes con ausencias anteriores reciben Precio completo del servicio por adelantado. Todos los que normalmente acuden pagan un anticipo razonable que escala con el precio del tratamiento.
Estudio de uñas con citas cortas
Anticipo global fijo de 10 € por reserva, multiplicado por el número de servicios cuando alguien combina esmalte en gel y manicura. No hace falta anticipo por categoría: una regla sencilla que aplica a todo.
Conclusión: anticipos que encajan con tu salón
Los anticipos no son un castigo para tus clientes. Es una forma de proteger tu tiempo y tu calendario. Y con la configuración adecuada, no tienes por qué perder clientes fieles en el proceso.
Salontailor te permite elegir a qué nivel trabajas: por categoría, por servicio, de forma global o por cliente. Combínalo con pago en línea, reconocimiento automático en el widget y un TPV que incluye los anticipos, y tienes un sistema completo contra las ausencias.
Empieza poco a poco. Una categoría, un importe fijo, y mide si bajan tus ausencias. Luego ajusta por cliente o por servicio. Así encuentras la política que funciona para tu salón.