Een lege stoel op een drukke zaterdag. Geen bericht, geen excuus. No-shows kosten salons elke week omzet en frustreren je team. Een van de meest effectieve remmen? Een voorschot vragen bij het boeken.
Wie al iets betaald heeft, komt vaker opdagen. Dat is geen theorie, het is dagelijkse praktijk in kapsalons, nagelstudio's en behandelcentra. Het probleem is niet dat voorschotten werken. Het probleem is dat veel salons ze ofwel niet instellen, ofwel te grof aanpakken: hetzelfde bedrag voor iedereen, of niets voor niemand.
In Salontailor stel je voorschotten heel gericht in. Per dienst, per categorie, globaal voor je hele salon, en zelfs per klant. Zo bescherm je je agenda tegen no-shows zonder trouwe klanten onnodig te belasten.
Waarom voorschotten no-shows verminderen
Een no-show is meer dan een gemiste afspraak. Je verliest de omzet van die behandeling, de tijd die je niet kon invullen en soms ook het vertrouwen in je planning. Herinneringsmails helpen, maar ze zijn geen garantie. Een voorschot voegt een extra laag toe: financiële betrokkenheid vanaf het moment van boeken.
Dat hoeft niet betekenen dat elke klant het volledige bedrag vooraf betaalt. Een klein vast bedrag op een kleurbehandeling kan al het verschil maken. Het gaat erom dat boeken iets kost als je niet komt opdagen, niet dat je klanten wegjaagt met te hoge drempels.
Salontailor geeft je de flexibiliteit om dat precies goed te zetten. Niet één regel voor iedereen, maar een systeem dat past bij jouw salon en je klantenbestand.
Lees meer: No-shows in je salon voorkomen
Voorschot per categorie diensten
De snelste manier om te starten: stel een voorschot in op categorieniveau. Alle diensten binnen die categorie erven automatisch hetzelfde bedrag.
Praktisch voorbeeld: je hebt een categorie Kleurbehandelingen en een categorie Knippen. Op kleurbehandelingen zet je €25 voorschot, op knippen niets. Elke nieuwe kleurdienst die je toevoegt, pikt die regel automatisch op. Geen apart werk per dienst.
Je stelt dit in via Instellingen → Diensten. Open een categorie en vul het aanbetalingsbedrag in. Zodra online betalingen actief zijn, kan de klant dat bedrag meteen betalen bij het boeken via je boekingswidget.
Voorschot per individuele dienst
Soms wil je binnen één categorie verschillen maken. Een balayage vraagt meer voorbereiding dan een ton sur ton, maar ze staan in dezelfde categorie. Daarvoor stel je het voorschot in op dienstniveau.
Bij elke dienst vul je een apart aanbetalingsbedrag in. Wil je dat de dienstregel voorrang krijgt op de categorie? Schakel dan Overschrijf categorie aanbetaling bedrag voor deze service in. Zo kan een enkele premiumbehandeling een hoger voorschot hebben, terwijl de rest van de categorie het standaardbedrag houdt.
Boekt een klant meerdere diensten in één afspraak? Salontailor telt de voorschotten per geselecteerde dienst op. Kleur (€25) plus knippen (€0) wordt €25 voorschot. Twee diensten met elk €15 wordt €30.
Lees meer: Meerdere diensten in één afspraak
Globaal voorschot voor je hele salon
Wil je één regel voor alles, ongeacht individuele diensten? Dan gebruik je het globale voorschot in je betalingsinstellingen. Dat overschrijft de bedragen per dienst of categorie zodra het actief is.
Je hebt drie opties:
- Individueel per dienst of categorie: de standaardmodus. Elk voorschot volgt wat je bij diensten hebt ingesteld.
- Vast bedrag: bijvoorbeeld €20 per boeking, ongeacht welke diensten de klant kiest. Optioneel vermenigvuldig je dat bedrag met het aantal geselecteerde diensten.
- Percentage: bijvoorbeeld 30% van de totaalprijs van de geselecteerde diensten. Handig als je voorschot mee wil schalen met de behandelingsprijs.
Een globaal percentage werkt goed als je salon veel verschillende prijzen heeft en je niet elk bedrag handmatig wilt bijhouden. Een vast bedrag is eenvoudiger te communiceren naar klanten: "Bij online boeken vragen we €15 aanbetaling."
Enkel voor nieuwe klanten
Veel salons willen geen voorschot van vaste klanten die al jaren trouw komen opdagen. Logisch: die groep veroorzaakt zelden no-shows. Het risico zit vooral bij eerste bezoekers die je nog niet kent.
Salontailor ondersteunt dat op twee manieren.
Voorschot voor iedereen, behalve herkende klanten
Stel je voorschotregels in zoals hierboven beschreven. Voor bestaande klanten zet je in het klantendossier het voorschotbeleid op Geen voorschot. Herkent de boekingswidget de klant via hetzelfde e-mailadres? Dan wordt het voorschot niet aangerekend. Nieuwe bezoekers die nog niet in je systeem staan, betalen wel het voorschot.
Alleen bestaande klanten mogen online boeken
Wil je nieuwe klanten helemaal niet online laten boeken? Stel in de widget-instellingen in dat enkel bestaande klanten mogen reserveren. Nieuwe bezoekers worden vriendelijk doorverwezen om contact op te nemen. Dat is strenger, maar geeft je volledige controle over wie in je agenda belandt.
De tussenvorm werkt voor de meeste salons: iedereen mag boeken, maar nieuwe klanten betalen een voorschot en vaste klanten niet. Dat combineer je door brede voorschotregels in te stellen en trouwe klanten individueel vrij te stellen.
Lees meer: Online boeken: voorschotten, toegang en kortingen
Per klant aan- of uitzetten
Naast "geen voorschot" heb je nog meer opties per klant. Open het klantendossier en ga naar Voorschot online boeken. Daar kies je:
- Standaard (salonregels): de klant volgt je algemene instellingen per dienst, categorie of globaal.
- Geen voorschot: ook al is er een voorschot ingesteld, deze klant betaalt niets bij online boeken.
- Halve voorschot (50%): de klant betaalt de helft van het berekende voorschot. Handig als tussenvorm voor klanten die je wilt behouden, maar die eerder eens niet kwamen opdagen.
- Volledige dienstprijs vooraf: de klant betaalt de volledige behandelingsprijs bij het boeken. Het strengste beleid, bijvoorbeeld voor klanten met een no-showhistoriek of voor premiumbehandelingen.
Het systeem herkent de klant in de widget zodra het e-mailadres overeenkomt met je klantenbestand. Je hoeft dus niet handmatig te controleren wie wel of niet moet betalen: de regels worden automatisch toegepast.
Hoe klanten het voorschot betalen
Voorschotten werken zodra je online betalingen hebt geactiveerd in je betalingsinstellingen. Via Salontailor kies je zelf welke betaalmethoden je aanbiedt, zoals Bancontact, creditcard of iDEAL. Jij bepaalt wat je klanten zien bij het afrekenen.
Salontailor rekent geen percentage op betalingen. Het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening. Wil je de kosten van je betaalprovider doorrekenen? Dan kan je zelf een administratiekost instellen die bovenop het voorschot wordt gerekend.
Bij online boeken via de widget betaalt de klant het voorschot meteen af tijdens het reserveringsproces. De afspraak wordt pas definitief na een geslaagde betaling. Zie je in de agenda dat het voorschot nog openstaat? Dan kan je de betaallink opnieuw versturen per e-mail.
Voorschot en afrekenen in de kassa
Een voorschot is geen aparte administratie. In Salontailor loopt alles door in één systeem.
Is het voorschot online betaald? Dan zie je dat meteen in de afspraak. Bij het afrekenen in de kassa wordt het reeds betaalde bedrag automatisch afgetrokken van het totaal. Je hoeft niet handmatig na te rekenen of dubbel te factureren.
Dat geldt ook als een klant meerdere diensten boekt of producten bijkocht aan de balie: het voorschot staat los van de rest, maar de kassa houdt er rekening mee. Eén flow, geen losse Excel-lijst.
Lees meer: Afrekenen: kassa en agenda als één systeem
Praktische voorbeelden per salontype
Elke salon is anders. Hier drie scenario's die je zo kan nabouwen in Salontailor.
Kapsalon met vaste klantenkring
Geen voorschot op knippen. €20 op alle kleurbehandelingen via de categorie Kleur. Vaste klanten met meer dan twee jaar historiek krijgen in hun dossier Geen voorschot. Nieuwe klanten die online een kleurafspraak maken, betalen €20.
Behandelcentrum met dure sessies
Globaal percentage van 30% op alle online boekingen. Klanten met eerdere no-shows krijgen Volledige dienstprijs vooraf. Iedereen die normaal opkomt, betaalt een redelijk voorschot dat meeschaalt met de behandelingsprijs.
Nagelstudio met korte afspraken
Vast globaal voorschot van €10 per boeking, vermenigvuldigd met het aantal diensten als iemand gellak én handverzorging combineert. Geen voorschot per categorie nodig: één simpele regel die voor alles geldt.
Conclusie: voorschotten die passen bij jouw salon
Voorschotten zijn geen straf voor je klanten. Het is een manier om je tijd en je agenda te beschermen. En met de juiste instellingen hoef je daarbij je trouwe klanten niet te verliezen.
Salontailor laat je kiezen op welk niveau je werkt: per categorie, per dienst, globaal of per klant. Combineer dat met online betaling, automatische herkenning in de widget en een kassa die voorschotten meeneemt, en je hebt een compleet systeem tegen no-shows.
Begin klein. Eén categorie, één vast bedrag, en meet of je no-shows dalen. Pas daarna aan per klant of per dienst. Zo vind je het beleid dat werkt voor jouw salon.