Questions fréquentes sur Salontailor

Dans l'agenda, vous planifiez des rendez-vous avec un ou plusieurs services par visite. Pour chaque soin, vous choisissez le service, le membre de l'équipe et éventuellement une salle ou un appareil. L'agenda tient compte des heures de travail, des absences et des jours fériés.

Les nouveaux rendez-vous peuvent être planifiés manuellement ou arriver automatiquement via le widget en ligne. Les e-mails de confirmation et de rappel partent tout seuls dès que vous l'avez configuré.

Vous travaillez avec plusieurs membres de l'équipe ? Filtrez par personne, basculez entre la vue jour et semaine, et bloquez des créneaux lorsque vous n'êtes pas disponible pour les réservations en ligne.

Pour chaque rendez-vous, vous sélectionnez le client, un ou plusieurs services, la durée et le prix. Pour chaque service, vous attribuez un membre de l'équipe et pouvez éventuellement relier une salle ou un appareil.

Ajoutez une note interne ou créez un compte-rendu de soin après le rendez-vous, avec texte et photos. L'historique des soins reste ainsi conservé par client.

Un acompte a-t-il été payé en ligne ? Vous le voyez immédiatement dans le rendez-vous, ce qui évite tout double travail au moment de l'encaissement.

Oui. Sous Paramètres > Agenda, vous générez un lien ICS personnel pour abonner votre agenda Salontailor dans Google Agenda, Apple Calendar ou Microsoft Outlook.

La synchronisation fonctionne dans un seul sens : les rendez-vous que vous planifiez ou recevez dans Salontailor apparaissent dans votre agenda externe. Les modifications que vous faites en externe ne reviennent pas automatiquement dans Salontailor.

Les e-mails de confirmation et de rappel contiennent aussi un fichier .ics, afin que les clients puissent ajouter le rendez-vous à leur propre agenda en un clic.

Envoyez des rappels par e-mail. Vous décidez vous-même combien d'heures à l'avance le message est envoyé. Vous pouvez activer ou désactiver cela individuellement par client.

Un client ne s'est pas présenté ? Marquez le rendez-vous comme rendez-vous manqué. Selon vos paramètres, Salontailor peut ensuite proposer un e-mail de rendez-vous manqué.

Après le rendez-vous, vous pouvez envoyer une demande de retour d'expérience facultative afin que les clients puissent laisser une note et un commentaire.

Vous devez libérer rapidement un créneau, par exemple pour le nettoyage, le rangement ou des tâches internes ? Bloquez un créneau directement dans l'agenda. Cette période n'est plus réservable en ligne, mais reste visible pour votre équipe.

Les jours fériés et les jours de fermeture se configurent via les absences ou les horaires au niveau du salon. Votre agenda entier, y compris le widget en ligne, respecte ces jours immédiatement.

Pour des périodes plus longues comme les vacances, planifiez une absence par membre de l'équipe ou fermez le salon pour une plage donnée. Vous évitez ainsi que des clients réservent en ligne alors que vous ou un membre de l'équipe n'êtes pas disponible.

Chaque membre de l'équipe a son propre horaire et des services associés. Les salles et les équipements ont également leur propre disponibilité. Vous configurez cela via administration & planning.

Pour chaque rendez-vous, vous associez la bonne combinaison. Un soin ne peut être réservé que si le membre de l'équipe, la salle et l'équipement (le cas échéant) sont tous disponibles.

Le widget de réservation en ligne tient automatiquement compte de tous ces horaires. Il n'affiche que les créneaux réellement réalisables en pratique.

Via le widget de réservation sur votre site web, les réseaux sociaux ou un lien direct, les clients peuvent prendre rendez-vous 24h/24 et 7j/7. Le widget affiche uniquement les créneaux réellement libres, en tenant compte de la durée du service, des membres de l'équipe, des salles et des équipements.

Après la réservation, le client reçoit immédiatement un e-mail de confirmation avec tous les détails et une invitation d'agenda. Vous n'avez plus à répondre à des messages ou des appels hors des heures d'ouverture.

Oui. Vous collez un court code d'intégration sur votre site ou utilisez un lien de réservation direct. Cela fonctionne avec WordPress, Wix, Squarespace et pratiquement toutes les autres plateformes.

Vous modifiez vos prix, services ou horaires d'ouverture ? Le widget fonctionne toujours avec les données les plus récentes de Salontailor, sans que vous deviez replacer le code.

Vous avez un contrôle total. Limitez qui peut réserver aux clients existants (avec vérification par code e-mail), définissez un délai de réservation minimum et maximum, et déterminez si les clients peuvent annuler ou reprogrammer eux-mêmes.

Rendez un acompte obligatoire pour certains services, autorisez un ou plusieurs services par rendez-vous, et ajoutez une notification en haut du widget, par exemple en cas d'arrêt des nouveaux clients.

Vous appliquez ainsi votre propre politique en matière d'annulations, de rendez-vous manqués et de paiements, sans devoir approuver manuellement chaque demande.

Définissez un acompte par service ou catégorie, en montant fixe ou en pourcentage. Lors de la réservation en ligne, le client paie l'acompte immédiatement via MultiSafepay ou Stripe, si vous avez activé les paiements en ligne.

Créez des codes de réduction avec un pourcentage ou un montant fixe, une période de validité et une limite d'utilisation. Les clients saisissent le code lors de la réservation et le montant total s'ajuste automatiquement.

Salontailor suit qui a utilisé quel code, afin que vous voyiez précisément le succès d'une action.

Bien sûr. Placez une notification en haut du widget, par exemple « Actuellement pas de nouveaux clients » ou un conseil pratique pour les visiteurs.

Laissez uniquement les clients existants réserver afin que les nouveaux visiteurs doivent d'abord se manifester par téléphone ou par e-mail. La situation change ? Adaptez vos paramètres quand vous le souhaitez, sans notre intervention.

La liste d'attente est reliée à votre widget de réservation en ligne. Une journée est complète ? Les clients peuvent s'inscrire avec le(s) service(s) souhaité(s), leurs jours préférés et le moment de la journée (matin, après-midi ou soir).

Vous voyez toutes les inscriptions de manière claire sur la page de la liste d'attente. Le client reçoit un e-mail de confirmation indiquant que son inscription a bien été reçue.

Une place se libère ? Vous contactez alors le bon client et planifiez le rendez-vous via l'agenda. Vous comblez ainsi plus rapidement les annulations sans devoir téléphoner sans fin.

Non. Salontailor n'envoie pas de notification automatique aux personnes en attente lorsqu'un créneau se libère, et ne planifie pas non plus automatiquement.

La liste d'attente est destinée à garder une vue d'ensemble sur les personnes intéressées, afin que vous puissiez rapidement contacter vous-même le bon client. En pratique, cela permet déjà de gagner beaucoup de temps par rapport à un suivi manuel sur papier ou dans des messages.

Par client, vous conservez les coordonnées, l'adresse, la date de naissance, le sexe, une photo de profil et des notes internes. Vous voyez également l'historique complet des rendez-vous, les retours d'expérience, les bons cadeaux et les achats de produits au même endroit.

Ajoutez des photos avant-après, notez les préférences de soin par service et consultez quels questionnaires ou comptes-rendus de soin sont liés à un client. Ainsi, chaque membre de l'équipe sait ce qui a été discuté ou réalisé précédemment.

Oui. Pour chaque client, vous définissez s'il souhaite recevoir des rappels par e-mail, s'il s'est inscrit à votre newsletter et s'il reçoit un message d'anniversaire.

Cela peut aussi se faire pour plusieurs clients à la fois via des actions groupées, par exemple lorsque quelqu'un ne souhaite plus explicitement recevoir d'e-mails marketing.

Vous créez un questionnaire avec des questions ouvertes, des questions à choix multiples ou un téléchargement de photo. Reliez-le à un ou plusieurs services, ou à une catégorie entière.

Après la réservation, le client reçoit automatiquement un e-mail avec un lien vers le formulaire. Vous déterminez par questionnaire s'il est envoyé à chaque visite ou uniquement à la première visite.

Les questionnaires complétés apparaissent dans le dossier client, reliés au rendez-vous concerné. Chaque membre de l'équipe dispose ainsi des informations d'accueil avant le soin.

Vous pouvez consulter les réponses, afficher les détails ou les télécharger en PDF. Pratique pour suivre les remarques, les préférences ou l'origine des nouveaux clients.

Oui. Dans vos paramètres de messagerie, vous pouvez activer un rappel pour les clients qui n'ont pas encore complété le questionnaire. Il est envoyé au moment que vous configurez, par exemple quelques heures avant le rendez-vous.

Depuis l'agenda, vous pouvez aussi renvoyer manuellement l'e-mail du questionnaire si nécessaire.

Filtrez selon qui a ou n'a pas d'e-mail ou de numéro de téléphone, qui est inscrit à la newsletter, le sexe, les bons cadeaux, les retours d'expérience ou un service spécifique au cours des dernières semaines.

Combinez les filtres pour mettre en place des actions ciblées, par exemple les clients qui ne sont pas venus depuis longtemps ou justement vos visiteurs les plus fidèles. Vous travaillez ainsi de manière ciblée sur les visites répétées.

Oui. Exportez vos clients au format CSV pour votre propre usage, ou reliez un service de newsletter externe via Paramètres > Intégrations. Seuls les clients ayant coché la newsletter sont synchronisés, automatiquement chaque nuit ou manuellement.

Vous souhaitez envoyer des campagnes depuis Salontailor ? Utilisez le module newsletter pour les clients abonnés.

Activez l'e-mail d'anniversaire sous Paramètres > Mail et adaptez le texte. Les clients avec une date de naissance dans leur dossier reçoivent cet e-mail automatiquement le jour de leur anniversaire, vers 10 h 15 le matin.

Vous voulez aller au-delà d'une simple félicitation ? Activez une réduction anniversaire sous Paramètres > Coupons. Salontailor crée un code unique par client que vous affichez dans l'e-mail via %%birthdaycoupon%%. La réduction fonctionne en montant fixe ou en pourcentage et reste valable 7 à 28 jours dans le widget de réservation en ligne.

Par client, vous définissez séparément s'il reçoit l'e-mail d'anniversaire. Vous surprenez ainsi vos clients fidèles à un moment personnel, sans envoyer de mail à ceux qui ne le souhaitent pas.

En tant que propriétaire de salon, vous gardez le contrôle des données de vos clients. Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les données à tout moment.

Salontailor traite les données clients conformément à la législation européenne sur la vie privée. Les clients peuvent aussi se désinscrire des newsletters via un lien personnel.

Encaissez rapidement soins, produits et bons cadeaux depuis la caisse. Salontailor tient compte des acomptes déjà payés en ligne par le client, afin que vous voyiez le bon montant restant.

Choisissez le mode de paiement par vente : espèces, Bancontact, carte, QR ou bon cadeau. Ce sont des étiquettes pour suivre comment le paiement a été effectué, pas un terminal de carte intégré. Vous pouvez aussi répartir le paiement sur plusieurs méthodes sur un même ticket.

À la fin de la journée, vous clôturez la caisse avec un comptage. Vous savez ainsi précisément ce qui est entré et ce qui reste dû.

Non. Salontailor est construit de manière modulaire : vous n'utilisez que les éléments qui correspondent à votre salon. Vous préférez un système de caisse séparé ou pas de caisse du tout ? C'est tout à fait possible en complément de la gestion d'agenda et des réservations en ligne.

Oui. Avec le widget chèques cadeaux sur votre site web ou via un lien direct, les clients peuvent acheter un bon 24h/24 et 7j/7. Vous définissez des montants prédéfinis et adaptez les couleurs et le style à votre salon.

Après le paiement, le client reçoit automatiquement un e-mail de confirmation avec le code du chèque cadeau. Chaque achat apparaît immédiatement dans votre portail.

Lors de l'encaissement à la caisse, choisissez chèque cadeau comme mode de paiement et saisissez le code. Le solde restant est automatiquement déduit du ticket.

Le bon ne fonctionne pas ou est expiré ? Vous le voyez tout de suite. Vous évitez ainsi les discussions au comptoir.

Oui. Vous définissez un montant et une validité par défaut pour les nouveaux bons. Dans le widget, vous choisissez les montants proposés aux clients.

Par bon, vous voyez le code, le numéro, le client, la date d'achat, le montant et la date d'expiration. Le document du chèque cadeau peut être téléchargé en PDF.

Oui. En salon, vous créez et vendez des chèques cadeaux manuellement à la caisse, comme vous en avez l'habitude. Le client paie en espèces, par carte ou d'une autre manière que vous enregistrez.

Via le widget chèques cadeaux sur votre site web, les clients peuvent aussi acheter un bon eux-mêmes. Vous avez activé les paiements en ligne ? Ils paient alors immédiatement dans le widget avec les méthodes que vous cochez, comme Bancontact, iDEAL ou carte bancaire.

En ligne, le bon n'est définitif qu'après un paiement réussi. Vous évitez ainsi des codes ouverts sans paiement.

Enregistrez tous vos produits avec prix de vente et d'achat, TVA, catégorie et fournisseur. Il existe une séparation claire entre les produits destinés à la vente et les produits à usage interne.

Suivez votre stock par produit et définissez un seuil minimum. Un produit descend sous ce seuil ? Vous recevez une notification par e-mail afin de pouvoir commander à temps.

Toutes les ventes via la caisse sont automatiquement enregistrées dans vos rapports.

Oui. Pour chaque vente à la caisse, vous choisissez le mode de paiement. Vous définissez par salon quelles méthodes sont disponibles, y compris les espèces, Bancontact, carte et bon cadeau.

Vous clôturez ainsi correctement votre comptage de caisse en fin de journée, même lorsque les clients paient de manière fractionnée.

Vous pouvez enregistrer un SKU ou un code EAN par produit. Vous gardez ainsi votre assortiment clair et prêt pour de futures intégrations.

À la caisse, vous recherchez actuellement par nom de produit. Les données de code-barres sont surtout utiles pour la gestion des stocks et d'éventuelles intégrations avec votre boutique en ligne.

Oui. Exportez vos produits et votre stock au format CSV ou créez un PDF d'inventaire par catégorie. Pratique pour votre comptabilité, un comptage physique ou une discussion avec votre fournisseur.

Oui. Marquez les produits comme articles de vente dans votre stock et activez la boutique en ligne sur votre site web Salontailor. Les clients commandent en ligne ; le stock et les ventes restent reliés au même système que votre caisse.

Vous définissez des règles d'expédition par pays et pouvez proposer le retrait en salon comme option.

Pour Shopify et WooCommerce, vous trouvez sous Paramètres > Intégrations une connexion prête à l'emploi. Pour chaque produit de vente, vous obtenez un code de liaison unique que vous saisissez dans votre boutique externe.

Le stock est synchronisé chaque nuit. Les ventes ou modifications dans la boutique en ligne externe se répercutent immédiatement dans Salontailor. Vous utilisez une autre plateforme ? Via le même code de liaison, l'assistance peut vous aider lors de la première connexion.

Créez des codes de réduction en montant fixe ou en pourcentage et laissez les clients les saisir dans votre widget de réservation en ligne. Vous mettez ainsi certains services ou périodes en avant.

Limitez les codes à des services précis, un nombre maximum d'utilisations ou une période de validité. Dans vos rapports, vous voyez le chiffre d'affaires généré par chaque code.

Définissez un prix promotionnel par service pour une période donnée. Une fois la période terminée, l'ancien prix reprend automatiquement dans le widget et sur votre site web.

Idéal pour remplir des semaines calmes ou lancer un nouveau soin sans remettre les prix manuellement.

Activez l'e-mail d'anniversaire sous Paramètres > Mail et adaptez le texte. Les clients avec une date de naissance dans leur dossier reçoivent cet e-mail automatiquement le jour de leur anniversaire.

Vous voulez aller au-delà d'une simple félicitation ? Activez une réduction anniversaire sous Paramètres > Coupons. Salontailor crée un code unique par client que vous affichez dans l'e-mail via %%birthdaycoupon%%. La réduction reste valable 7 à 28 jours dans le widget de réservation en ligne.

Oui. Pour les newsletters et les campagnes plus larges, utilisez le module newsletter ou reliez Mailchimp, Brevo, MailerLite ou Mailblue pour synchroniser vos abonnés.

Combinez cela avec des codes de réduction et des promotions pour des actions ciblées vers votre base clients.

Oui. Comme Salontailor connaît déjà vos services, prix et horaires d'ouverture, vous créez en quelques étapes un site web professionnel. Choisissez couleur, police, photos et ajoutez votre propre texte.

Vos horaires d'ouverture, liens vers les réseaux sociaux et le widget de réservation sont remplis automatiquement. Vous pouvez éventuellement relier votre propre nom de domaine.

Bien sûr. Le widget de réservation et toutes les fonctionnalités du salon fonctionnent parfaitement en complément de votre site existant. Vous placez le widget sur votre site web actuel ou partagez un lien de réservation direct via les réseaux sociaux.

Le site web intégré est facultatif et destiné aux salons qui n'ont pas encore de site propre ou préfèrent tout gérer au même endroit.

Oui. En plus de votre site web de salon, vous pouvez activer une boutique en ligne sur le même domaine. Vos produits de vente de Salontailor apparaissent alors dans une boutique claire avec catégories et prix.

Les clients commandent en ligne. Vous décidez dans quels pays vous vendez, quels frais d'expédition s'appliquent et si le retrait en salon est possible.

Non. La boutique en ligne intégrée est facultative. Vous avez déjà votre propre boutique ? Vous gérez alors les produits dans Salontailor et reliez Shopify ou WooCommerce pour la synchronisation des stocks.

Vous combinez ainsi votre boutique en ligne existante avec la gestion d'agenda, la caisse et le stock sur une seule plateforme, sans devoir tout suivre en double. Vous utilisez une autre plateforme ? Une connexion via notre équipe est également possible.

Sur le tableau de bord des rapports, vous voyez le chiffre d'affaires par mois, le taux d'occupation, les services et catégories populaires, le chiffre d'affaires par membre de l'équipe et les statistiques clients.

Consultez aussi combien de réservations arrivent via le widget, quels canaux d'acquisition fonctionnent et comment les bons cadeaux et coupons performent. Reliez Google Analytics pour des informations supplémentaires sur le trafic de votre site web.

Oui. Vous décidez quels widgets sont visibles sur votre page de rapports, afin de vous concentrer sur les chiffres les plus importants pour votre salon.

Combinez cela avec le planning quotidien ou hebdomadaire par e-mail et les aperçus de caisse, afin de toujours savoir où en est votre salon sans devoir collecter les chiffres manuellement.

Configurez une seule fois vos horaires d'ouverture, les plannings de l'équipe, les jours fériés et les absences. Les réservations en ligne, rappels et e-mails de confirmation se déroulent ensuite en grande partie tout seuls.

Exportez votre agenda en PDF, envoyez un planning quotidien par e-mail et utilisez le suivi du temps de travail pour suivre les heures travaillées par membre de l'équipe.

Le stock, le chiffre d'affaires et les données clients sont exportables à tout moment, afin de passer moins de temps sur la paperasse et plus de temps avec vos clients.

Oui. Chaque membre de l'équipe a son propre planning et ses services associés. Vous planifiez les salles et les appareils séparément, afin qu'un soin ne puisse être réservé que si tout est disponible.

Bloquez du temps pour des tâches internes ou des vacances, et ces créneaux ne sont plus automatiquement réservables en ligne.

Vous composez des campagnes dans le portail : sujet, texte, une image d'en-tête et éventuellement un appel à l'action dans les couleurs de votre salon. Seuls les clients inscrits à la newsletter et disposant d'une adresse e-mail valide sont pris en compte.

Envoyez immédiatement ou planifiez une campagne à une date et heure précises. Envoyez d'abord un e-mail de test à vous-même pour tout vérifier.

Placez dans les paramètres du widget une case à cocher facultative lors de la réservation en ligne, sur la liste d'attente ou lors des inscriptions aux événements. Ajoutez aussi un pop-up newsletter sur votre site via le code d'intégration dans le portail.

Dans la gestion clients, vous gérez la case newsletter par client, également via des actions groupées ou une importation CSV. Vous préférez un outil externe ? Reliez Mailchimp, Brevo, MailerLite ou Mailblue. Seuls les clients ayant coché la newsletter sont synchronisés, automatiquement chaque nuit ou manuellement.

Le module newsletter est un module complémentaire payant. Vous demandez l'activation dans le portail ; vous pouvez ensuite créer et envoyer des campagnes. Le prix évolue avec le nombre d'abonnés.

Vous pouvez envoyer au maximum deux newsletters par mois. Les e-mails de test ne comptent pas dans cette limite.

Chaque e-mail contient un lien de désinscription vers une page à votre image. Les clients qui se désinscrivent ne reçoivent plus les campagnes suivantes.

Vous déterminez qui figure sur la liste d'envoi. Le module n'envoie jamais rien aux clients sans consentement pour la newsletter.

Dans le portail, vous configurez le pop-up et copiez un code d'intégration sur le site de votre salon. Vous choisissez le titre, l'image, la couleur du salon, le délai et les champs visibles pour les visiteurs.

Vous collectez ainsi aussi des adresses e-mail de visiteurs qui ne s'inscrivent pas encore via la réservation en ligne. Consultez un aperçu avant de placer le code.

Le visiteur reçoit un e-mail de confirmation avec un lien personnel. C'est le double opt-in : l'adresse n'est ajoutée à votre liste qu'après confirmation.

Votre liste reste propre et vous respectez les règles sur le consentement. Les inscriptions arrivent automatiquement dans votre gestion clients.

Les événements sont des inscriptions distinctes en plus des rendez-vous habituels. Pensez aux ateliers, masterclasses, journées portes ouvertes ou sessions d'information. Vous définissez titre, description, date, heure, prix, capacité et date d'ouverture des inscriptions.

Les événements apparaissent dans le widget de réservation lorsque vous l'activez. Les clients s'inscrivent en ligne ; leurs données arrivent automatiquement dans votre base de données clients.

Oui. Pour chaque événement, vous choisissez s'il se déroule en ligne ou dans le salon. Le widget et les e-mails de confirmation l'indiquent clairement au client.

Pour les événements en ligne, vous pouvez ajouter des instructions supplémentaires dans l'e-mail de confirmation. Salontailor ne génère pas de lien vidéo automatique.

Les événements gratuits peuvent être inscrits directement. Pour les événements payants, le client paie via Stripe ou MultiSafepay lors de l'inscription, dès que vous avez activé les paiements en ligne.

Vous pouvez demander un prix complet ou un acompte. L'inscription ne devient définitive qu'une fois le paiement réussi.

Pour chaque événement, vous configurez de manière facultative un e-mail de confirmation et un rappel, avec votre propre sujet, texte et image d'en-tête.

Le rappel est envoyé automatiquement au nombre d'heures avant le début que vous configurez.

Dans le portail, vous pointez l'équipe à l'entrée et à la sortie. Vous voyez en direct qui est pointé et depuis quand. Par membre de l'équipe, une seule session active peut être en cours à la fois.

Vous avez oublié de pointer à l'entrée ? Vous pouvez encore enregistrer une heure de début plus tôt le même jour.

Oui. Choisissez une plage de dates et consultez tous les enregistrements avec entrée, sortie et durée par membre de l'équipe. Les sessions ouvertes sont affichées comme encore actives.

Exportez un PDF pour votre comptabilité, par exemple pour le mois précédent, le trimestre précédent ou l'année précédente.

Sous les notifications, vous configurez si vous souhaitez recevoir un PDF hebdomadaire ou mensuel par e-mail avec tous les enregistrements de cette période.

Pratique pour suivre les heures travaillées sans devoir exporter manuellement chaque semaine.

La fonctionnalité est reliée à vos membres d'équipe existants dans Salontailor. L'élément de menu apparaît lorsque le suivi du temps de travail est activé pour votre salon.

Les membres de l'équipe ne pointent pas eux-mêmes via une application séparée : la direction du salon le fait depuis le portail.