Gestion d'agenda

Rappels et e-mails de confirmation
Lien ICS avec Google, Apple ou Outlook
Plusieurs services en un seul rendez-vous
Compte-rendu de soin et photos par rendez-vous
Options d'acompte et de paiement
… et bien plus encore

Vue d'ensemble de votre agenda

Dans votre agenda, vous gardez une vue d'ensemble sur une semaine chargée. Qui vient quand, pour quel(s) service(s), avec quels membres de l'équipe, avec quelles préférences, avec un éventuel code de réduction ou acompte déjà payé, …

Chaque rendez-vous propose des options pour plusieurs services, des commentaires clients et un compte-rendu avec photos. Vous avez ainsi toujours tout à portée de main.

Planification efficace

Lorsque vous planifiez un rendez-vous (ou qu'un client réserve via votre widget), les processus configurés se déroulent automatiquement. Le client reçoit un e-mail de confirmation avec un fichier .ics pour ajouter le rendez-vous à son propre agenda.

Avez-vous configuré des e-mails de rappel ? Ils sont envoyés au bon moment. Vous pouvez aussi envoyer automatiquement des questionnaires supplémentaires après le rendez-vous.

Maîtrise des rendez-vous

Vous souhaitez que les clients annulent ou reprogramment eux-mêmes leur rendez-vous ? C'est possible, avec les limites que vous définissez (par exemple au moins 12 heures à l'avance).

Disponible partout

Salontailor est accessible partout via internet, sur n'importe quel appareil. Vous souhaitez afficher votre agenda dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook ? Générez un lien ICS personnel sous Paramètres > Agenda.

Ce lien fonctionne dans un seul sens : les rendez-vous de Salontailor apparaissent dans votre agenda externe. Les modifications que vous faites en externe ne se synchronisent pas automatiquement vers Salontailor.

Utilisez un widget en ligne sur votre site web

Questions fréquentes sur la gestion d'agenda

N'hésitez pas à nous contacter pour toute autre question. Ou consultez toute la FAQ.

Comment fonctionne l'agenda de Salontailor ?

Dans l'agenda, vous planifiez des rendez-vous avec un ou plusieurs services par visite. Pour chaque soin, vous choisissez le service, le membre de l'équipe et éventuellement une salle ou un appareil. L'agenda tient compte des heures de travail, des absences et des jours fériés.

Les nouveaux rendez-vous peuvent être planifiés manuellement ou arriver automatiquement via le widget en ligne. Les e-mails de confirmation et de rappel partent tout seuls dès que vous l'avez configuré.

Vous travaillez avec plusieurs membres de l'équipe ? Filtrez par personne, basculez entre la vue jour et semaine, et bloquez des créneaux lorsque vous n'êtes pas disponible pour les réservations en ligne.

Que puis-je configurer lorsque je réserve un rendez-vous ?

Pour chaque rendez-vous, vous sélectionnez le client, un ou plusieurs services, la durée et le prix. Pour chaque service, vous attribuez un membre de l'équipe et pouvez éventuellement relier une salle ou un appareil.

Ajoutez une note interne ou créez un compte-rendu de soin après le rendez-vous, avec texte et photos. L'historique des soins reste ainsi conservé par client.

Un acompte a-t-il été payé en ligne ? Vous le voyez immédiatement dans le rendez-vous, ce qui évite tout double travail au moment de l'encaissement.

Puis-je relier l'agenda à Google, Apple ou Microsoft ?

Oui. Sous Paramètres > Agenda, vous générez un lien ICS personnel pour abonner votre agenda Salontailor dans Google Agenda, Apple Calendar ou Microsoft Outlook.

La synchronisation fonctionne dans un seul sens : les rendez-vous que vous planifiez ou recevez dans Salontailor apparaissent dans votre agenda externe. Les modifications que vous faites en externe ne reviennent pas automatiquement dans Salontailor.

Les e-mails de confirmation et de rappel contiennent aussi un fichier .ics, afin que les clients puissent ajouter le rendez-vous à leur propre agenda en un clic.

Comment fonctionnent les rappels et les rendez-vous manqués ?

Envoyez des rappels par e-mail. Vous décidez vous-même combien d'heures à l'avance le message est envoyé. Vous pouvez activer ou désactiver cela individuellement par client.

Un client ne s'est pas présenté ? Marquez le rendez-vous comme rendez-vous manqué. Selon vos paramètres, Salontailor peut ensuite proposer un e-mail de rendez-vous manqué.

Après le rendez-vous, vous pouvez envoyer une demande de retour d'expérience facultative afin que les clients puissent laisser une note et un commentaire.

Comment puis-je bloquer du temps dans l'agenda ?

Vous devez libérer rapidement un créneau, par exemple pour le nettoyage, le rangement ou des tâches internes ? Bloquez un créneau directement dans l'agenda. Cette période n'est plus réservable en ligne, mais reste visible pour votre équipe.

Les jours fériés et les jours de fermeture se configurent via les absences ou les horaires au niveau du salon. Votre agenda entier, y compris le widget en ligne, respecte ces jours immédiatement.

Pour des périodes plus longues comme les vacances, planifiez une absence par membre de l'équipe ou fermez le salon pour une plage donnée. Vous évitez ainsi que des clients réservent en ligne alors que vous ou un membre de l'équipe n'êtes pas disponible.

Comment fonctionnent les membres de l'équipe, les salles et les équipements dans l'agenda ?

Chaque membre de l'équipe a son propre horaire et des services associés. Les salles et les équipements ont également leur propre disponibilité. Vous configurez cela via administration & planning.

Pour chaque rendez-vous, vous associez la bonne combinaison. Un soin ne peut être réservé que si le membre de l'équipe, la salle et l'équipement (le cas échéant) sont tous disponibles.

Le widget de réservation en ligne tient automatiquement compte de tous ces horaires. Il n'affiche que les créneaux réellement réalisables en pratique.