Frequently asked questions about Salontailor

In de agenda plan je afspraken in met één of meerdere diensten per bezoek. Per behandeling kies je de dienst, medewerker en eventueel een ruimte of apparaat. De agenda houdt rekening met werkuren, afwezigheden en feestdagen.

Nieuwe afspraken kunnen handmatig worden ingepland of automatisch binnenkomen via de online widget. Bevestigings- en herinneringsmails gaan vanzelf de deur uit zodra jij dat hebt ingesteld.

Werk je met meerdere medewerkers? Filter op persoon, wissel tussen dag- en weekweergave en blokkeer tijdsloten wanneer je niet beschikbaar bent voor online boekingen.

Bij elke afspraak selecteer je de klant, één of meerdere diensten, de duur en de prijs. Per dienst wijs je een medewerker toe en kan je optioneel een ruimte of apparaat koppelen.

Voeg een interne notitie toe of maak na de afspraak een behandelrapport met tekst en foto's. Zo blijft de behandelgeschiedenis per klant bewaard.

Is er online een voorschot betaald? Dat zie je meteen in de afspraak, zodat je bij het afrekenen geen dubbel werk doet.

Ja. Onder Instellingen > Agenda genereer je een persoonlijke ICS-link om je Salontailor-agenda te abonneren in Google Calendar, Apple Calendar of Microsoft Outlook.

De synchronisatie werkt in één richting: afspraken die je in Salontailor plant of ontvangt, verschijnen in je externe agenda. Wijzigingen die je extern maakt, komen niet automatisch terug in Salontailor.

Bevestigings- en herinneringsmails bevatten ook een .ics-bestand, zodat klanten de afspraak met één klik in hun eigen agenda kunnen zetten.

Stuur herinneringen per e-mail. Je bepaalt zelf hoeveel uur op voorhand het bericht verstuurd wordt. Per klant kan je dit individueel aan- of uitzetten.

Is een klant niet komen opdagen? Markeer de afspraak als no-show. Afhankelijk van je instellingen kan Salontailor daarna een no-show mail voorstellen.

Na de afspraak kan je optioneel een feedbackverzoek sturen zodat klanten een score en commentaar kunnen achterlaten.

Via de boekingswidget op je website, sociale media of een directe link kunnen klanten 24/7 een afspraak maken. De widget toont alleen tijdsloten die echt vrij zijn, rekening houdend met dienstduur, medewerkers, ruimtes en apparatuur.

Na het boeken ontvangt de klant meteen een bevestigingsmail met alle details en een agenda-uitnodiging. Jij hoeft niet meer te antwoorden op berichten of oproepen buiten de openingstijden.

Ja. Je plakt een korte embedcode op je site of gebruikt een directe boekingslink. Dat werkt met WordPress, Wix, Squarespace en vrijwel elk ander platform.

Pas je prijzen, diensten of openingstijden aan? De widget werkt altijd met de meest recente gegevens uit Salontailor, zonder dat je de code opnieuw moet plaatsen.

Je hebt volledige controle. Beperk wie mag boeken tot bestaande klanten (met verificatie per e-mailcode), stel een minimale en maximale boekingstermijn in en bepaal of klanten zelf mogen annuleren of verplaatsen.

Verplicht een voorschot bij bepaalde diensten, laat slechts één of meerdere diensten per afspraak toe en voeg een melding bovenaan de widget toe, bijvoorbeeld bij een klantenstop.

Zo pas je je eigen beleid toe rond annulaties, no-shows en betalingen, zonder dat je elke aanvraag handmatig moet goedkeuren.

Stel een voorschot in per dienst of categorie, als vast bedrag of percentage. Bij online boeken betaalt de klant het voorschot meteen via MultiSafepay of Stripe, als je online betalingen hebt geactiveerd.

Maak kortingscodes aan met een percentage of vast bedrag, een geldigheidsperiode en een gebruikslimiet. Klanten voeren de code in tijdens het boeken en het totaalbedrag past zich automatisch aan.

Salontailor houdt bij wie welke code heeft gebruikt, zodat je precies ziet hoe succesvol een actie was.

Zeker. Zet een melding bovenaan de widget, bijvoorbeeld "Momenteel geen nieuwe klanten" of een praktische tip voor bezoekers.

Laat enkel bestaande klanten boeken zodat nieuwe bezoekers zich eerst telefonisch of via mail moeten melden. Verandert de situatie? Pas je instellingen aan wanneer je wilt, zonder tussenkomst van ons.

De wachtlijst is gekoppeld aan je online boekingswidget. Staat een dag vol? Dan kunnen klanten zich inschrijven met hun gewenste dienst(en), voorkeursdagen en tijdstip (ochtend, middag of avond).

Jij ziet alle inschrijvingen overzichtelijk op de wachtlijstpagina. De klant ontvangt een bevestigingsmail dat de aanmelding goed is ontvangen.

Komt er een plek vrij? Dan neem jij contact op met de juiste klant en plan je de afspraak in via de agenda. Zo vul je annuleringen sneller op zonder eindeloos te bellen.

Nee. Salontailor stuurt geen automatische melding naar wachtenden wanneer een slot vrijkomt, en plant ook niet automatisch in.

De wachtlijst is bedoeld om overzicht te houden over wie geïnteresseerd is, zodat jij zelf snel de juiste klant kunt contacteren. In de praktijk bespaart dat al veel tijd vergeleken met handmatig bijhouden op papier of in berichten.

Per klant bewaar je contactgegevens, adres, geboortedatum, geslacht, een profielfoto en interne notities. Daarnaast zie je de volledige afspraakgeschiedenis, feedback, cadeaubonnen en productaankopen op één plek.

Voeg voor- en na-foto's toe, leg behandelvoorkeuren vast per dienst en bekijk welke vragenlijsten of behandelrapporten aan een klant zijn gekoppeld. Zo weet elke medewerker wat er eerder is besproken of uitgevoerd.

Ja. Per klant stel je in of ze e-mailherinneringen willen ontvangen, of ze zich hebben ingeschreven voor je nieuwsbrief en of ze een verjaardagsbericht krijgen.

Dat kan ook voor meerdere klanten tegelijk via bulk-acties, bijvoorbeeld wanneer iemand expliciet geen marketingmails meer wil.

Je maakt een vragenlijst aan met open vragen, meerkeuzevragen of een foto-upload. Koppel die aan één of meerdere diensten, of aan een hele categorie.

Na het boeken ontvangt de klant automatisch een e-mail met een link naar het formulier. Je bepaalt per vragenlijst of die bij elk bezoek wordt verstuurd of alleen bij het eerste bezoek.

Ingevulde vragenlijsten verschijnen in het klantendossier, gekoppeld aan de betreffende afspraak. Zo heeft elke medewerker de intake-informatie bij de hand vóór de behandeling.

Je kan antwoorden bekijken, details tonen of downloaden als PDF. Handig om opmerkingen, voorkeuren of de herkomst van nieuwe klanten bij te houden.

Ja. Onder je mailinstellingen kan je een herinnering inschakelen voor klanten die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld. Die wordt verstuurd op het moment dat jij instelt, bijvoorbeeld enkele uur voor de afspraak.

Vanuit de agenda kan je de vragenlijst-mail ook handmatig opnieuw versturen wanneer nodig.

Filter op wie wel of geen e-mail of telefoonnummer heeft, wie ingeschreven is voor de nieuwsbrief, geslacht, cadeaubonnen, feedback of een specifieke dienst in de afgelopen weken.

Combineer filters om gerichte acties op te zetten, bijvoorbeeld klanten die al lang niet meer zijn geweest of juist je meest trouwe bezoekers. Zo werk je doelgericht aan herhaalbezoeken.

Ja. Exporteer je klanten naar CSV voor eigen gebruik of koppel rechtstreeks met Mailchimp, Brevo, MailerLite of Mailblue. Alleen klanten die nieuwsbrief hebben aangevinkt, worden gesynchroniseerd.

Wil je campagnes vanuit Salontailor versturen? Gebruik de nieuwsbriefmodule voor ingeschreven klanten.

Als salonhouder heb jij de controle over de gegevens van je klanten. Je kan gegevens op elk moment bekijken, aanpassen of verwijderen.

Salontailor verwerkt klantdata in lijn met de Europese privacywetgeving. Klanten kunnen zich ook uitschrijven voor nieuwsbrieven via een persoonlijke link.

Reken behandelingen, producten en cadeaubonnen snel af vanuit de kassa. Salontailor houdt rekening met voorschotten die de klant al online heeft betaald, zodat je het juiste restbedrag ziet.

Kies de betaalmethode per verkoop: contant, Bancontact, kaart, QR of cadeaubon. Dit zijn labels om bij te houden hoe er betaald werd, geen geïntegreerde kaartterminal. Je kan ook splitsen over meerdere methoden op één ticket.

Aan het einde van de dag sluit je de kassa af met een kassatelling. Zo weet je precies wat er binnenkwam en wat er nog openstaat.

Nee. Salontailor is modulair opgebouwd: je gebruikt enkel de onderdelen die bij jouw salon passen. Wil je liever een apart kassasysteem of helemaal geen kassa? Dat kan prima naast agendabeheer en online boekingen.

Leg al je producten vast met verkoop- en inkoopprijs, BTW, categorie en leverancier. Er is een duidelijke scheiding tussen producten voor verkoop en producten voor intern gebruik.

Houd je voorraad bij per product en stel een minimumdrempel in. Rakt een product onder die drempel, dan krijg je een melding per e-mail zodat je tijdig kan bijbestellen.

Alle verkopen via de kassa worden automatisch bijgehouden in je rapporten.

Ja. Bij elke verkoop in de kassa kies je de betaalmethode. Je stelt per salon in welke methoden beschikbaar zijn, inclusief contant, Bancontact, kaart en cadeaubon.

Zo sluit je aan het einde van de dag je kassatelling correct af, ook als klanten gesplitst betalen.

Je kan per product een SKU of EAN-code opslaan. Zo houd je je assortiment overzichtelijk en klaar voor toekomstige koppelingen.

In de kassa zoek je momenteel op productnaam. Barcodegegevens zijn vooral handig voor voorraadbeheer en eventuele integraties met je webshop.

Ja. Exporteer je producten en voorraad naar CSV of maak een inventaris-PDF per categorie. Handig voor je boekhouding, een fysieke telling of een gesprek met je leverancier.

Ja. Markeer producten als verkoopartikel in je voorraad en schakel de webshop in op je Salontailor-website. Klanten bestellen online; voorraad en verkopen blijven gekoppeld aan hetzelfde systeem als je kassa.

Je stelt per land verzendregels in en kan afhalen in de salon aanbieden als optie.

Voor Shopify en WooCommerce vind je onder Instellingen > Integraties een kant-en-klare koppeling. Per verkoopproduct krijg je een unieke koppelcode die je in je externe shop invult.

Voorraad wordt elke nacht gelijkgetrokken. Verkoop of aanpassingen in de externe webshop komen meteen terug in Salontailor. Gebruik je een ander platform? Via dezelfde koppelcode kan support je helpen bij de eerste aansluiting.

Ja. Omdat Salontailor je diensten, prijzen en openingsuren al kent, zet je in enkele stappen een professionele website op. Kies kleur, lettertype, foto's en voeg je eigen tekst toe.

Je openingsuren, sociale links en de boekingswidget worden automatisch ingevuld. Optioneel koppel je een eigen domeinnaam en schakel je een webshop in voor je verkoopproducten.

Zeker. De boekingswidget en alle salonfuncties werken perfect naast je bestaande site. Je plaatst de widget op je huidige website of deelt een directe boekingslink via social media.

De ingebouwde website is optioneel en bedoeld voor salons die nog geen eigen site hebben of liever alles op één plek beheren.

Maak kortingscodes voor je online widget, stel tijdelijke actieprijzen in op diensten en organiseer events of workshops via de widget.

Voor e-mailcampagnes gebruik je de nieuwsbriefmodule, of koppel Mailchimp, Brevo, MailerLite of Mailblue om abonnees te synchroniseren.

Ja. Naast je salonwebsite kan je een webshop inschakelen op hetzelfde domein. Je verkoopproducten uit Salontailor verschijnen dan in een overzichtelijke shop met categorieën en prijzen.

Klanten bestellen online. Jij bepaalt in welke landen je verkoopt, welke verzendkosten gelden en of afhalen in de salon mogelijk is.

Nee. De ingebouwde webshop is optioneel. Heb je al een eigen shop, dan beheer je producten in Salontailor en koppel je Shopify of WooCommerce voor voorraadsync.

Zo combineer je je bestaande webshop met agendabeheer, kassa en voorraad in één platform, zonder alles dubbel bij te houden.

Op het rapportendashboard zie je omzet per maand, bezettingsgraad, populaire diensten en categorieën, omzet per medewerker en klantstatistieken.

Bekijk ook hoeveel boekingen via de widget binnenkomen, welke acquisitiekanalen werken en hoe cadeaubonnen en coupons presteren. Koppel Google Analytics voor extra inzicht in je websiteverkeer.

Ja. Je bepaalt welke widgets zichtbaar zijn op je rapportenpagina, zodat je focust op de cijfers die voor jouw salon het belangrijkst zijn.

Combineer dat met de dagelijkse of wekelijkse planning per e-mail en kassa-overzichten, zodat je altijd weet hoe je salon ervoor staat zonder handmatig cijfers te verzamelen.

Stel eenmalig je openingstijden, medewerkersroosters, feestdagen en afwezigheden in. Online boekingen, herinneringen en bevestigingsmails lopen daarna grotendeels vanzelf.

Exporteer je agenda als PDF, stuur een dagelijkse planning per e-mail en gebruik tijdsregistratie om gewerkte uren per medewerker bij te houden.

Voorraad, omzet en klantgegevens zijn op elk moment exporteerbaar, zodat je minder tijd kwijt bent aan papierwerk en meer aan je klanten.

Ja. Elk teamlid heeft een eigen rooster en gekoppelde diensten. Ruimtes en apparaten plan je apart in, zodat een behandeling alleen geboekt kan worden als alles beschikbaar is.

Blokkeer tijd voor interne taken of vakantie, en die slots zijn automatisch niet meer online boekbaar.

Je stelt campagnes op in de portal: onderwerp, tekst, een headerafbeelding en optioneel een call-to-action met jouw salonkleuren. Alleen klanten die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief en een geldig e-mailadres hebben, komen in aanmerking.

Verstuur direct of plan een campagne op datum en tijd. Stuur eerst een testmail naar jezelf om alles te controleren.

Zet in de widgetinstellingen een optionele checkbox bij online boeken, op de wachtlijst of bij eventinschrijvingen. In het klantenbeheer beheer je per klant het nieuwsbrief-vinkje, ook via bulk-acties of CSV-import.

Liever een externe tool? Koppel Mailchimp, Brevo, MailerLite of Mailblue. Alleen klanten met het nieuwsbrief-vinkje worden gesynchroniseerd, automatisch elke nacht of handmatig.

De nieuwsbriefmodule is een betaalde add-on. Je vraagt activatie aan in de portal; daarna kan je campagnes opstellen en versturen. De prijs schaalt mee met het aantal abonnees.

Je kan maximaal twee nieuwsbrieven per maand versturen. Testmails tellen niet mee voor die limiet.

Elke mail bevat een uitschrijflink naar een branded pagina. Klanten die uitschrijven, ontvangen geen volgende campagnes meer.

Jij bepaalt wie op de verzendlijst staat. De module verstuurt nooit naar klanten zonder nieuwsbrief-toestemming.

Events zijn aparte inschrijvingen naast gewone afspraken. Denk aan workshops, masterclasses, open dagen of infosessies. Je stelt titel, beschrijving, datum, tijd, prijs, capaciteit en openingsdatum voor inschrijvingen in.

Events verschijnen in de boekingswidget wanneer je dat aanzet. Klanten schrijven zich online in; hun gegevens komen automatisch in je klantenbestand.

Ja. Per event kies je of het online of in de zaak plaatsvindt. De widget en bevestigingsmails tonen dat duidelijk aan de klant.

Voor online events kan je extra instructies in de bevestigingsmail zetten. Salontailor genereert geen automatische videolink.

Gratis events kunnen direct worden ingeschreven. Bij betaalde events betaalt de klant via Stripe of MultiSafepay tijdens het inschrijven, zodra je online betalingen hebt geactiveerd.

Je kan een volledige prijs of een voorschot vragen. Pas als de betaling gelukt is, wordt de inschrijving definitief.

Per event stel je optioneel een bevestigingsmail en een herinnering in, met eigen onderwerp, tekst en headerafbeelding.

De herinnering wordt automatisch verstuurd op het aantal uren vóór de start dat jij instelt.

In het portaal klok je medewerkers in en uit. Je ziet live wie ingeklokt is en sinds wanneer. Per medewerker is er maximaal één actieve sessie tegelijk.

Ben je vergeten in te klokken? Dan kan je een starttijd eerder op dezelfde dag nog registreren.

Ja. Kies een datumbereik en bekijk alle registraties met in-, uit- en duur per medewerker. Open sessies worden als nog actief getoond.

Exporteer een PDF voor je boekhouding, bijvoorbeeld voor de vorige maand, het vorige kwartaal of het vorige jaar.

Onder notificaties stel je in of je wekelijks of maandelijks een PDF per e-mail wilt ontvangen met alle registraties van die periode.

Handig om gewerkte uren op te volgen zonder elke week handmatig te exporteren.

De functie is gekoppeld aan je bestaande medewerkers in Salontailor. Het menu-item verschijnt wanneer tijdsregistratie voor jouw salon is ingeschakeld.

Medewerkers klokken niet zelf in via een aparte app: het salonbeheer doet dat vanuit het portaal.